En esta guía te explicamos paso a paso el funcionamiento de la aplicación Check-in for Host para Airbnb.
¿Para quién es esta aplicación?
Esta aplicación es para propietarios y operadores de alquiler turístico, que desean automatizar 100% el check-in de todos sus huéspedes de una forma simple y segura.
Si no estás usando un PMS (Sistema de gestión de propiedades), la aplicación Check-in for Host, conectada a Airbnb, es la herramienta ideal para automatizar el check-in de tus huéspedes.
Si tienes contratado un PMS, consulta a nuestro equipo de asistencia si tu PMS ya se encuentra conectado a Hospy.
5 Beneficios de una herramienta de check-in online:
✔️ Conocer la hora de llegada para preparar la limpieza y el check-in
✔️ Agilizar la información para reportes de gobierno y facturación electrónica.
✔️ Aumentar la seguridad en tu propiedad contando con los documentos de identidad de los huéspedes.
✔️ Crear tu propia base de datos de clientes para fidelización.
✔️ Anticiparte a la venta de servicios adicionales: Early check-in, mascotas, guarda equipaje, transporte, entre otros.
Funcionamiento paso a paso:
1- Mensaje automático con solicitud de check-in online ✔️
Cuando tus clientes realizan una reserva en Airbnb, reciben un mensaje automático como el que se muestra en la imagen de abajo, donde se les solicita ingresar al link de check-in online para completar la información y agregar los documentos de cada una de las personas que se hospedarán en la propiedad.
Hospy te recomienda varias plantillas de mensajes que puedes usar a tu gusto y te provee el link de check-in online que debes agregar en el mensaje.
¿Qué hacer con las reservas directas o reservas de otras plataformas como Booking.com?
En Hospy encontrarás un botón para crear reservas manualmente. Solo debes completar los datos básicos de la reserva y al guardarla se enviará automáticamente un email y un WhatsAPP con la solicitud de check-in online.
2- El huésped completa al formulario de check-in online para poder visualizar la información de acceso a la propiedad ✔️
Al acceder al link, el huésped encuentra una interfaz con un diseño profesional que puedes personalizar con tu logo o foto de anfitrión y los colores de tu preferencia.
En el primer paso, la aplicación indica al huésped que necesario registrar la información para poder visualizar las instrucciones de acceso a la propiedad 👇
El huésped y sus acompañantes pueden completar el registro fácilmente agregando sus documentos y completando los campos que tú decidas configurar en la aplicación (Nombres, fecha de nacimiento, nacionalidad, email, hora de llegada, motivo de viaje, entre otros. )
✅ Cuando se completa todo el registro, entonces el huésped podrá visualizar la información con las instrucciones de acceso.
✅ Dentro de Hospy podrás agregar fotos de la fachada de la propiedad, la dirección detalladas con links de Google Maps si deseas. También puedes agregar la clave del wifi y toda la información que consideres relevante.
✅ Si usas cerraduras electrónicas, podrás conectarlas a Hospy para crear y eliminar automáticamente los códigos de acceso.
💡 Es probable que gran parte de esta información ya la tengas configurada en Airbnb, pero te recomendamos migrarla a la herramienta de check-in online de Hospy. Así podrás persuadir exitosamente a tus clientes de completar el registro online.
💡 Los Host que tienen mejores tasas de check-in online, son aquellos que no muestran toda la información de acceso en Airbnb y la migran a Hospy. Esto le genera excelentes beneficios en automatización de trabajo y seguridad para sus propiedades.
3- Hospy habilita la información con las instrucciones de acceso a la propiedad ✔️
Así luce la interfaz donde se muestra la información de acceso a la propiedad y los códigos de las cerraduras 👇
💡 En las configuraciones de la aplicación, podrás seleccionar el día en que quieres que se muestra la información con las instrucciones de acceso. Ejemplo puedes seleccionar que se muestra 1 día antes de la llegada o solo hasta el mismo día de la llegada.
💡 Si activas la conexión con WhatsAPP, podrás enviar un mensaje automático al huésped con la información de acceso a la propiedad.
4- Revisar la lista de reservas y los reportes automáticos ✔️
Así luce la interfaz donde tú y tu equipo pueden revisar todas las reservas y los check-ins completados 👇
✅ Podrás visualizar rápidamente todas las reservas por fecha de llegada y logrando identificar fácilmente los check-ins completados y los registros pendientes.
✅ Recibirás un email cada vez que un huésped completa su check-in online.
✅ Puedes visualizar la información de cada huésped y las fotos de los documentos adjuntos. Puedes descargar un PDF con la información de todos los huéspedes y enviarlo a un email con un solo clic. (Ideal para las solicitudes de entradas a edificios donde se requieren permisos)
✅ Si tu negocio está en COLOMBIA, los reportes de TRA Y SIRE se enviarán automáticamente sin que hagas nada.
✅ Hospy marcará en color verde, cada una de las fases del check in completadas 👇
Tips para lograr tasas de check-in online exitosas
La tasa de check-in es el porcentaje de reservas que logran completar el proceso de check-in online. Un valor alto en esta tasa significa que has logrado automatizar un proceso clave de tu operación.
Para calcularla, simplemente divide la cantidad de check-ins realizados entre la cantidad total de reservas. Ten en cuenta estos valores de referencia:
Valores altos: Tasa mayor al 50%
Valores medios: Entre 25 y 50%
Valores bajos: Menor al 255
Aquí los tips para lograr valores altos en la tasa de check-in 👇:
✔️ Configura todas las instrucciones de acceso en Hospy y solo deja en Airbnb información como: Reglas de casa, acceso a wifi, recomendaciones, entre otras.
✔️ En tus mensajes programados de Airbnb, configura dos plantillas:
i. La primera debes activarla inmediatamente después de la confirmación de la reserva. Si ya tienes un mensaje para tu confirmación de reserva, entonces puedes configurar este mensaje 10 o 15 minutos después de la confirmación.
ii. La segunda debes activarla 1 o 2 días antes de la llegada. En este caso agrega una nota al mensaje que diga: "Si ya completaste el registro, por favor ignora este mensaje"
✔️ Revisa tu lista de registros pendientes diariamente: En hospy revisa todos los días las reservas que están pendientes de check-in y si es necesario, escribe a tus huéspedes de nuevo para solicitarles el registro.